การจัดทำระเบียบวาระการประชุม
ระเบียบวาระ หมายความว่า ลำดับรายงาน
ที่กำหนดไว้เสนอที่ประชุม
ระเบียบวาระการประชุม หมายถึง เรื่องที่นำมาปรึกษาหารือกันในที่ประชุม โดยเรียงหัวเรื่อง ตามลำดับความสำคัญ
หรือความสนใจเรื่องที่จะประชุม ระเบียบวาระการประชุม เปรียบเสมือนหัวใจของการประชุม
เพราะเป็นสิ่งสำคัญที่จะก่อให้เกิดการประชุม เพื่อให้ได้มาซึ่งความคิดเห็น หรือข้อตกลงร่วมกัน
เป็นอำนาจของประธานในทางปฏิบัติเลขานุการมักได้รับมอบอำนาจให้บรรจุเรื่องที่จะเสนอเพื่อพิจารณาเข้าเป็นระเบียบวาระการประชุม
และนำเรื่องที่บรรจุในวาระให้ประธานตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง
รูปแบบของระเบียบวาระการประชุม
ตามคำอธิบาย รายงานการประชุม ของระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. 2526 ข้อ 1.9 อธิบายว่า ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุมโดยเริ่มด้วย ประธานกล่าวเปิดประชุม
และเรื่องที่ประชุมกับมติที่ประชุมหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องประกอบด้วย
……
ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
- โดยประธานอาจแจ้งให้ที่ประชุมทราบถึงเหตุผลที่จัดประชุม
หรือมีเรื่องอื่นใดที่เห็นว่าเป็นประโยชน์และที่ประชุมควรรับทราบ
ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องสืบเนื่อง
- หนังสือเวียนสำนักนายกรัฐมนตรีให้ใช้คำว่า “เรื่องแจ้งเพื่อทราบ” หมายถึง เรื่องที่ค้างพิจารณาจากการประชุมครั้งที่แล้ว
ซึ่งอาจมีสาเหตุจากการต้องเลื่อนการประชุมมาเป็นครั้งนี้ หรือเป็นเรื่องที่มีผู้ได้รับมอบหมายจากที่ประชุมให้ไปดำเนินการ
และนำมารายงานต่อที่ประชุม
ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
- ซึ่งควรจะต้องระบุว่าเป็นรายงานการประชุมครั้งที่เท่าไร
พร้อมทั้งวัน เดือน ปี ด้วย การรับรองรายงานการประชุมนั้น ปกติรายงานการประชุมจะแจกให้กรรมการหรือสมาชิกในที่ประชุมได้ทบทวนล่วงหน้า
หากกรรมการหรือสมาชิกพบว่ามีสิ่งใดซึ่งมิได้เป็นไปตามข้อตกลงของที่ประชุมครั้งที่แล้ว
ก็สามารถทักท้วงเพื่อแก้ไขได้ แต่มิใช่การนำเรื่องที่ตกลงกันแล้ว มาอภิปรายใหม่
ระเบียบวาระที่ 4 เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
- ได้แก่ เรื่องที่เป็นหัวข้อสำคัญที่ต้องจัดให้มีการประชุมขึ้น
เช่น การแต่งตั้งคณะกรรมการประชุมวิชาการนานาชาติ ประจาปี 2554
ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)
- บางครั้งอาจมีเรื่องที่กรรมการ หรือสมาชิกต้องการแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
โดยไม่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของการประชุม หรืออาจจะเป็นเรื่องที่ไม่สามารถบรรจุในระเบียบวาระการประชุมได้ทัน
ก็จะนำมาเสนอในวาระเรื่องอื่น ๆ
